Search

+

საქმის წარმოების ერთიანი წესები

 

 

 

 

 

 

 

 

 

დანართი 1

დამტკიცებულია:

,,შპს ფილიპე გოგიჩაიშვილის სახელობის

თბილისის იურიდიულ-ეკონომიკური ინსტიტუტის’’

დირექტორის  2011 წლის 30 დეკემბრის #2-14   ბრძანებით

სარჩევი

მუხლი 1. ზოგადი  დებულებანი   3

მუხლი 2. შემოსული კორესპონდენციის რეგისტრაციის წესი. 3

მუხლი 3. შემოსული კორესპონდენციის აღრიცხვის წესი. 3

მუხლი 4. შემოსული რეგისტრირებული კორესპონდენციის განხილვისა და მასზე პასუხის მომზადების წესი   4

მუხლი 5. გასული კორესპონდენციის რეგისტრაციის წესი. 4

მუხლი 6. კორესპონდენციის გაგზავნისა და კორესპონდენციის   აღრიცხვის წესი. 5

მუხლი 7. ბრძანებების რეგისტრაციისა და აღრიცხვის წესი. 5

მუხლი 8. ხელშეკრულებების აღრიცხვის წესი. 6

მუხლი 9. მოსწავლეთა ჩაწერის ანბანური წიგნი – სარეგისტრაციო ჟურნალი; 7

მუხლი 10. ატესტატის სარეგიტრაციო წიგნი   8

მუხლი 11.  ოქმების რეგისტრაციისა და აღრიცხვის წესი. 8

მუხლი 12.  დოკუმენტებზე სარეგისტრაციო ინდექსის მინიჭება. 9

მუხლი 13. არქივი   9

მუხლი 14. ამ წესის დამტკიცებისა და მასში  ცვლილების, დამატებების  შეტანის  წესი. 9

მუხლი15. გარდამავალი დებულებანი   9

 

 მუხლი 1. ზოგადი  დებულებანი

  1. ფილიპე გოგიჩაიშვილის სახელობის სკოლის საქმისწარმოების ერთიანი წესები (შემდგომში სკოლა) შემუშავებულია საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის # 414 ბრძანებულებით დამტკიცებული ”საქმისწარმოების ერთიანი წესების” საფუძველზე.
  2. ფილიპე გოგიჩაიშვილის სახელობის სკოლის ,,საქმისწარმოების ერთიანი წესები” განსაზღვრავს სკოლის  საქმისწარმოების ორგანიზების სისტემას, ადგენს დოკუმენტებსა და მოქალაქეთა განცხადებებზე, წერილებზე მუშაობის წესს.
  1. ამ დოკუმენტით განსაზღვრული მუშაობის წესი სავალდებულოა სკოლის ყველა თანამშრომლისათვის.

მუხლი 2. შემოსული კორესპონდენციის რეგისტრაციის წესი

  1. სკოლაში შემოსულ კორესპონდენციას შემოსვლის დღეს ესმება თარიღი და ენიჭება სარეგისტრაციო ნომერი. შემოსულ კორესპონდენციაზე კეთდება მითითება თანდართული ფურცლების რაოდენობის შესახებ.
  2. შემოსულ კორესპონდენციას სარეგისტრაციო ნომერი დაესმება შემოსული კორესპონდენციის რიგითობის  შესაბამისად.

მუხლი 3. შემოსული კორესპონდენციის აღრიცხვის წესი

  1. სკოლაში შემოსული კორესპონდენციის აღრიცხვა ხდება სპეციალურ ჟურნალში.
  2. სკოლაში შემოსული კორესპონდენციის აღრიცხვის ჟურნალში ივსება შემდეგი რეკვიზიტები:

ა. შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაციის ნომერი  და შემოსვლის თარიღი

ბ. შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაციის ნომერი და გამოცემის თარიღი;

გ. შემომტანი პირი ან ორგანიზაცია;

დ.  ფურცლების რაოდენობა-ძირითადი;

ე. ფურცლების რაოდენობა-დანართი;

ვ. შინაარსი

ზ. რეზოლუცია

თ. ხელმოწერა მიღებაზე

ი. აღნიშვნა შესრულებაზე (საქმის ნომერი, რომელშიც დოკუმენტი ინახება)

კ) შენიშვნა

  1. ყველა ტიპის შემოსულ დოკუმენტაციას ენიჭება რეგისტრაციის ნომერი რომელიც ფორმულირდება შემდეგნაირად: დოკუმენტის სარეგისტრაციო ინდექსი გამოიყოფა ტირით და მიეთითება დოკუმენტის სარეგიტრაციო ჟურნალში რეგისტრაციის როგითობა (მაგ. შემოსული დოკუმენტაციია რეგიტრირდება 3-01, 3-02, 3-03 და ა.შ)
  2. შემოსული დოკუმენტაციები იყოფა და ლაგდება სამ კატეგორიად:

ა. მოსწავლეების (საქ. № – 3.1, ) ბ. მასწავლებლების და სხვა თანამშრომლების (საქ. № – 3.2)  და სხვა პირებიდან და ორგანიზაციებიდან შემოსული კორესპოდენცია (საქ. №  –  3.3).

მუხლი 4. შემოსული რეგისტრირებული კორესპონდენციის განხილვისა და მასზე პასუხის მომზადების წესი

  1. სკოლაში შემოსული კორესპონდენცია მას შემდეგ რაც მიენიჭება სარეგისტრაციო ნომერი ეგზავნება სკოლის დირექტორს.
  2. სკოლის დირექტორს შემოსულ რეგისტრირებულ კორესპონდენციას შესაბამისი რეზოლუციით უგზავნის სკოლის შესაბამის სტრუქტურულ ერთეულს.
  3. შემოსული რეგისტრირებული კორერსპონდენციაზე მომზადებული პასუხის პროექტი დასტურდება უშუალო შემსრულებლის ხელმოწერითა და/ან სტრუქტურული ერთეულის ხელმოწერით. პასუხის პროექტზე უნდა მიეთითოს შესრულების თარიღი. მომზადებული პასუხის პროექტის თანდართული დოკუმენტები ინომრება და დასტურდება ხელმოწერით და ხელმოსაწერად წარედგინება სკოლის დირექტორს.

მუხლი 5. გასული კორესპონდენციის რეგისტრაციის წესი

  1. სკოლიდან გასული კორესპონდენცია დაისმება სკოლის ოფიციალურ სატიტულო ფურცელზე;
  2. 2. სკოლიდან გასულ კორესპონდენციაზე აღინიშნება თარიღი და სარეგისტარციო ნომერი მომზადებული გასული კორესპონდენციის რიგითობის შესაბამისად.
  3. 3. დოკუმენტს მარჯვენა ზედა კუთხეში მიეთითება ადრესატის თანამდებობა ან ორგანიზაციის დასახელება და თანამდებობის  პირთა ვინაობა მიცემით ბრუნვაში. ორგანიზაციის დასახელება იწერება სახელობით ბრუნვაში. თუ დოკუმენტს ახლავს დანართი და ის მოხსენებულია ტექსტში, მის შესახებ კეთდება ტექსტის ბოლოში  შემდეგი ფორმით: „დანართი…ფურც…. ეგზ…“.
  4. 4. დოკუმენტის ასლი უნდა დამოწმდეს შემდეგი ფორმით „ასლი დედანთან სწორია“ და დაესვას სკოლის ბეჭედი.
  5. 5. სკოლიდან გასულ კორესპონდენციას ხელს აწერს ხელმოწერაზე უფლებამოსილი პირი – სკოლის დირექტორი და და დაესმება სკოლის ბეჭედი.
  6. ყველა ტიპის გასულ დოკუმენტაციას ენიჭება რეგისტრაციის ნომერი რომელიც ფორმულირდება შემდეგნაირად: დოკუმენტის სარეგისტრაციო ინდექსი გამოიყოფა ტირით და მიეთითება დოკუმენტის სარეგიტრაციო ჟურნალში რეგისტრაციის როგითობა (მაგ. გასული დოკუმენტაციია რეგიტრირდება 4-01, 4-02, 4-03 და ა.შ)
  7. გასული დოკუმენტაციები იყოფა და ლაგდება სამ კატეგორიად:

ა. მოსწავლეებისთვის (საქ. № – 4.1, ბ. მასწავლებლებისთვის და სხვა თანამშრომლებისთვის (საქ. № – 4.2)  და სხვა პირებისთვის და ორგანიზაციებისთვის გასული კორესპოდენცია (საქ. №  –  4.3).

მუხლი 6. კორესპონდენციის გაგზავნისა და კორესპონდენციის   აღრიცხვის წესი

  1. სკოლაში მომზადებული კორესპონდენცია ადრესატს ეგზავნება ფოსტის მეშვეობით, ან ადრესატს გადაეცემა/ჩაბარდება პირადად.
  2. სკოლიდან გაგზავნილი კორესპონდენციის აღრიცხვა ხდება სპეციალურ ჟურნალში.
  3. გაგზავნილი კორესპონდენციების ჟურნალში შესავსები რეკვიზიტები:

ა. გასული დოკუმენტაციის სარეგისტრაციო ნომერი და თარიღი;

ბ. მოკლე შინაარსი;

გ. ადრესატი – ორგანიზაცია, თანამდებობის  პირი (სად და  ვის  ეგზავნება წერილი);

დ. ძირითადი დოკუმენტის და დანართი ფურცლების რაოდენობა

ე. შემოსული დოკუმენტაციის რეგისტრაციიის ნომერი, რომელიც შესრულდა

ვ. შემსრულებელი

ზ. დოკუმენტის მიმღების  ხელმოწერა

თ. საქმის ნომერი, რომელშიც დოკუმენტი ინახება

ი.  შენიშვნა

მუხლი 7. ბრძანებების რეგისტრაციისა და აღრიცხვის წესი

  1. დირექტორის მიერ გამოცემულ ბრძანებებს ხელმოწერისთანავე დაესმება სკოლის ბეჭედი, თარიღი და სარეგისტრაციო ნომერი;
  2. ბრძანების რეგისტრაცის ნომერი მოიცავს ციფრთა ერთობლიობას, რომელიც აღნიშნავს კალენდარული წლის განმავლობაში გამოცემულ ბრძანებათა რიგითობას.
  3. სკოლაში გამოცემული ბრძანებების აღრიცხვა ხდება ბრძანებების აღრიცხვის შესაბამის   ჟურნალში, იწარმოება 2 ჟურნალი ინდექსების მიხედვით, კერძოდ 1/, 2/,  ინდექსები .

4.ბრძანებების აღრიცხვის ჟურნალში  ივსება შედმეგი  რეკვიზიტები:

ა. ბრძანების ნომერი;

ბ. ბრძანების თარიღი;

გ. ბრძანების შინაარსი;

დ. საქმის ნომერი, რომელშიც დოკუმენტი ინახება;

ე. შენიშვნა.

  1. ბრძანებები იყოფა ორ კატეგორიად:

ა) საკადრო ბრძანებები,

ბ) საერთო ბრძანებები.

  1. არსებობს ბრძანებების ორი ტიპის სარეგისტრაციო ჟურნალი:

ა) საკადრო ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალი,

ბ) საერთო ბრძანებების სარეგისტრაციო ჟურნალი.

მუხლი 8. ხელშეკრულებების აღრიცხვის წესი

  1. სკოლის დირექტორის მიერ დადებულ  ხელშეკრულებებსა  და მემორანდუმებს, პედაგოგებთან და ადმინისტრაციულ თუ დამხმარე პერსონალთან გაფორმებულ შრომით ხელშეკრულებებს  დაესმება  სკოლის  ბეჭედი, თარიღი  და სარეგისტარციო ნომერი, მთელი წლის განმავლობაში დადებული ხელშეკრულებებისა და მემორანდუმების რიგითობის შესაბამისად;
  2. ხელშეკრულებები იყოფა ორ კატეგორიად:

ა) შრომითი ხელშეკრულებები,

ბ) სკოლასა და მშობელს (კანონიერ წარმომადგენელს) შორის გაფორმებული ხელშეკრულებები.

  1. შრომითი ხელშეკრულებებისა აღრიცხვა წარმოებს ,,შრომითი ხელშეკრულებების სარეგისტრაციო ჟურნალში” რომელშიც აღირიცხება:

ა. ხელშეკრულების ნომერი;

ბ. ხელშეკრულების თარიღი;

გ. დასაქმებული პირის რეკვიზიტები;

დ. ხელშეკრულების მოქმედების ვადა;

ე. შენიშვნა.

  1. სკოლასა და მშობელს (კანონიერ წარმომადგენელს) შორის გაფორმებული ხელშეკრულებების აღრიცხვა წარმოებს ,,სკოლასა და მშობელს (კანონიერ წარმომადგენელს) შორის გაფორმებული ხელშეკრულებების სარეგისტრაციო ჟურნალში” რომელშიც აღირიცხება:

ა. ხელშეკრულების ნომერი;

ბ. ხელშეკრულების თარიღი;

გ. ხელშეკრულების საგანი ან მოკლე შინაარსი;

დ. ხელშეკრულების მოქმედების ვადები;

ე. შენიშვნა.

  1. ყველა ტიპის ხელშეკრულებებს ენიჭება რეგისტრაციის ნომერი რომელიც ფორმულირდება შემდეგნაირად: ხელშეკრულების ინდექსი გამოიყოფა ტირით და მიეთითება ხელშეკრულების სარეგიტრაციო ჟურნალში რეგისტრაციის როგითობა (მაგ. შრომითი ხელშეკრულებები 5-01, 5-02,  სკოლასა და მშობელს (კანონიერ წარმომადგენელს) შორის გაფორმებული ხელშეკრულებები 6-01, 6-02 და ა.შ)

მუხლი 9. მოსწავლეთა ჩაწერის ანბანური წიგნი – სარეგისტრაციო ჟურნალი;

  1. მოსწავლეთა ჩაწერის ანბანური წიგნში თავდაპირველად ჩაიწერება სკოლის ყველა მოსწავლე, რასაც ყოველწლიურად დაემატება ცნობები ახლადჩარიცხულთა შესახებ.
  2. ანბანის თითოეული ასოს ეთმობა ცალკე ფურცლები(ფურცელთა რაოდენობის განსაზღვრისას გაითვალისწინეთ გვარის პირველი ასოს გამეორების სიხშირე), ამასთან ყოველ ასოს აქვს თავისი რიგითი ნუმერაცია. ანბანურ რიგში მოსწავლის ნომერი ერთდროულად მისი პირადი საქმის ნუმერაციაა, სადაც ის ჩაიწერება წილადის სახით. მაგალითად, #ბ/15-აღნიშნავს, რომ მოსწავლე ანბანურ წიგნში ჩაწერილია ასო ბ-ზე #15-ით.
  3. სკოლიდან გასულად ითვლება მოსწავლე სკოლის დამთავრების, სხვა სკოლაში, სასწავლებელში გადასვლის ან გარიცხვის შემთხვევაში, ხოლო ავადნყოფობის გამო მისი სკოლაში დროებით გამოუცხადებლობა წიგნში არ აისახება. მოსწავლის წასვლა ფორმდება სკოლის დირექტორის ბრძანებით, სადაც აღნიშნება წასვლის მიზეზი. თუ სკოლიდან ადრე გასული მოსწავლე, რომლის წასვლა ბრძანებითაა გაფორმებული, ბრუნდება უკან, მონაცემები მასზე ჩაიწერება, როგორც ახლადმიღებულზე, ამასთან დაბრუნების თარიღი აღნიშვნით ,,დაბრ.” ჩაიწერება გრაფაში #5.
  4. ამა თუ იმ ასოზე ყველა გვერდის შევსების შემთხვევაში ჩანაწერები გრძელდება ახალ წიგნში თითოეულ ასოზე მომდევნო რიგითი ნომრის დაცვით.
  5. ანბანურ წიგნში ყველა ჩანაწერი უნდა გაკეთდეს მკაფიოდ და აკურატულად. წიგნში შეტანილი ყველა შესწორება დასტურად დირექტორის ხელის მოწერით.
  6. წიგნი ინომრება, ეყრება ზონარი და მოწმდება საქმისწარმოების მენეჯერის ხელმოწერითა და სკოლის ბეჭდით.

მუხლი 10. ატესტატის სარეგიტრაციო წიგნი  (ამოღებულია)

  1. ატესტატის სარეგიტრაციო წიგნი მოიცავს:

ა) რიგით №, ბ) სერია, გ) სკოლადამთავრებულის გვარი, სახელი, დ) დბადების თარიღი და ადგილი, ე)  ცოდნისა და ყოფაქცევის შეფასება, ვ) პედსაბჭოს გადაწყვეტილება, ზ) ატესტატის მიღებაზე ხელის მოწერა.

  1. ატესტატის სარეგისტრაციო წიგნის შენახვაზე და წარმოებაზე პასუხისმგებელი პირია საქმისწარმოების მენეჯერი.
  2. საბაზო და საშუალო საფეხურის ზოგადი განათლების ატესტატის გაცემის საფუძველია პედაგოგიური საბჭოს გადაწყვეტილება, რომლის ნომერი ჩაიწერება ატესტატის სარეგისტრაცოიო წიგნში.
  3. წიგნში ყოველწლიურად ახალი გვერდიდან ჩაიწერება სრული ცნობები საბაზო და საშუალო ზოგადსაგანმანათლებლო სკოლადამთავრებულთა შესახებ.
  4. ჩანაწერი ატესტატის დუბლიკატის გაცემის შესახებ კეთდება ამავე წიგნში მომდევნო ნომრით.
  5. ჩანაწერი, ექსტერნზე საბაზო და საშუალო ზოგადი განათლების ატესტატის გაცემის შესახებ კეთდება ამავე წიგნში, თავისუფალ გრაფაში ჩაიწერება ,,ექსტერნი”.

მუხლი 11.  ოქმების რეგისტრაციისა და აღრიცხვის წესი

  1. სხდომის ოქმების რეგისტრაცია და აღრიცხვა წარმოებს სპეციალურ სარეგისტრაციო ჟურნალში.
  2. ყველა ტიპის სხდომის ოქმები მოიცავს შემდეგ ინფორმაციას: სარეგისტარაციო ნომერი(რიგითი ნომერი), სხდომაზე დამსწრე წევრთა ვინაობა, სხდომაზე განსახილველი დღის წესრიგი, მომხსენებელი, სხდომაზე მიღებული გადაწყვეტილება, სხდომის თავმჯდომარისა და მდივნის ხელმოწერა, თარიღი;
  3. 3. ყველა ტიპის სხდომის ოქმების სარეგისტრაციო ჟურნალში ფიქსირდება – რიგითი ნომერი, თარიღი, მოკლე შინაარსი, შენიშვნა.
  4. ყოველი წლის დაწყებისთანავე სხდომის ოქმების რეგისტრაციის წარმოება იწყება თავიდან (რიგითი ნომრის მინიჭება, ახალი სარეგსიტრაციო ჟურნალის გახსნა და ა.შ.), ხოლო სხდომის ოქმები წლის ბოლოს იკინძება წიგნად.

მუხლი 12.  დოკუმენტებზე სარეგისტრაციო ინდექსის მინიჭება

ყველა ტიპის დოკუმენტაციის ინდექსი:

  1. საკადრო ბრძანებები 01;
  2. საერთო ბრძანებები 02;
  3. შემოსული დოკუმენტაცია   03;
  4. გასული დოკუმენტაცია 04;
  5. შრომითი ხელშეკრულებები 05
  6. სკოლასა და მშობელს შორის გაფორმებული ხელშეკრულებები 06

მუხლი 13. არქივი

  1. არქივის მუშაობის ძირითადი მიზანია საქმისწარმოებით დამთავრებული დოკუმენტების აღრიცხვა, დაცვა, საჭიროებისამებრ გამოყენება, საქმისწარმოების მიმდინარეობაზე კონტროლის ორგანიზება, შემოსული დოკუმენტების მკაცრი აღრიცხვა და კომპიუტერულ ბაზაში შეტანა.
  2. წლის შემდეგ საქმისწარმოების მასალები ილუქება, გადადის არქივში და ინახება 5 წლის ვადით

მუხლი 14. ამ წესის დამტკიცებისა და მასში  ცვლილების, დამატებების  შეტანის  წესი

  1. ამ წესს განიხილავს პედაგოგიური საბჭო,  ამტკიცებს სკოლის დირექტორი ხელს აწერს და დაესმება სკოლის ბეჭედი.

მუხლი15. გარდამავალი დებულებანი

  1. აღნიშნული ,,საქმისწარმოების ერთიანი წესები’’ ძალაში შედის 2011 წლის 30 დეკემბრიდან და საქმის წარმოება უნდა მოხდეს ამ წესების სრული დაცვით.
  2. საქმისწარმოების ნუმერაცია მოხდება ამ წესების ძალაში შესვლიდან ახალი ინდექსებით და ნომრებით.